Hemos leido la Revista Pymes de Clarin publicada…

Posted on 25 febrero, 2011
in Emprendedores
by Augusto César Rocca

Hemos leido la Revista Pymes de Clarin publicada para el mes de Febrero de 2011 y justamente apunta a un tema que nos apasiona, la planificación. Por dicho motivo elegimos rescatar algunos fragmentos y opinar un poco.

Armado de la nueva agenda

“Es importante reconocer lo dinámico que es el maercado, teniendo en cuenta que cuando se plantean determinados objetivos se hace en un contexto que -lo más probable- ya no sea el mismo a fin de año…” destaca Ezequiel Pelzmajer, socio Director de CCA, Consultores Creativos Asociados

Realmente este es un gran punto del armado de la planificación, el tener en cuenta los riesgos que enfrentamos durante el proyecto y que seguramente algunas de las actividades que debemos desarrollar no se ejecuten de manera ideal como habíamos previsto. Ojo no hay que alarmarse, una correcta administración del riesgo nos permite mitigar mucho estos posibles problemas y en caso que sean inevitables tener planes de contingencia que nos permitan hacerles frente con pérdidas y/o esfuerzos calculados.

“Evaluar cuál de los proyectos que quedaron pendientes debe ser incluidos en la agenda de este año” agrega el director de CCA

Qué más claro que hablar de administración de cartera de proyectos y planificación estratégica que ese simple extracto. Claramente debemos tener en cuenta los beneficios y pérdidas que nos provoca dedicar nuestros esfuerzos en dichos proyectos y pensar a nivel global es el primer paso para luego entrar en los detalles de cada proyecto particular a ser ejecutado durante el año en curso.

“..El tiempo planificado no siempre coinciden con las agendas de los otros…” agrega el director de CCA.

¿Planificación de Proveedores?, por supuesto, debemos tener en cuenta en el armado del plan los hitos que nos permitirán trabajar, medir y aprobar o rechazar nuestro trabajo con los proveedores del proyecto. El manejo de múltiples calendarios dentro de un proyecto se puede modelar con muchas de las herramientas para armado de planes de trabajo (Calendarios), pero debemos ser conscientes de este punto para que durante la ejecución la planificación se mantenga válida y dentro de los parámetros normales.

Administración del tiempo

“Una persona organizada actúa según sus prioridades y reconoce qué cosas son importantes y deben hacerse, sí o sí, antes de que termine el día. Se concentra en las cosas escenciales y, si aún le queda tiempo, trabajará sobre las accesorias, o las delegará. Las personas ordenadas viven sus áreas personales y profesionales en relativa armonía.”, dice el profesor Báez.

El trabajo de planificación diaria, a mediano y a largo plazo, nos permite tener en cuenta la ocurrencia de múltiples factores que pueden aparecer, afectar e interrelacionarse dentro de un proyecto específico. Es por ello que siempre que armamos un plan definimos que cosas vamos a hacer y cuales nó, luego definimos cómo se relacionan dichas actividades y por último que recursos se ven afectados por dichas actividades. Nos mantenemos enfocados en el plan y lo adaptamos según la ejecución del mismo lo requiera.

“Sin disciplina, los malos hábitos permanecen y los nuevos se instalan”, afirma Báez.

Si no poseemos metodología de trabajo, las urgencias, problemas, realidades complejas y factores externos imprevisibles nos van a llevar a trabajar sin rumbo ni visión a largo plazo dejando una abertura en nuestro escudo, para dejar pasar esos malos hábitos de trabajo y afectar gravemente a la planificación.

Lo urgente y lo importante

Los especialistas acuerdan que muchas de las urgencias se pueden evitar con planificación.

Coincido plentamente, las urgencias están pero no por ello debemos cambiar el rumbo de nuestra ejecución para atenderla, una correcta gestión del cambio y proceso de planificación dinámica nos permite atacar dichas urgencias de manera planificada, aunque suene raro, y lo confirma el fragmento siguiente:

Tomarse un minuto para preguntarse si lo que se debe hacer puede esperar, es una fórmula simple y efectiva para decidir cómo actuar y en qué utilizar el tiempo.

Pensar en el futuro

“Es dificil establecer prioridades para todo el año, pero sí se pueden orientar. Observamos con atención todas las medidas tomadas y sus resultados, para decidir las siguientes, la anulación de un curso o su suspensión..” dice Andres Capria Director de Capria Ing. & Mecanizado.

Bueno acá se habla de muchos temas como ser, Lecciones Aprendidas, Seguimiento y Control, y Adquisición de Métricas. Lo fundamental es lo referente a la captura de resultados para un análisis, y dicho resultado sale de la carga de un dato que servirá para definir una métrica que luego se analizará. No siempre el análisis corre para las grandes o medianas empresas, con objetivos claros y disciplina -como marcamos anteriormente- lograremos instalar estos buenos hábitos en un micro-emprendimiento o pequeña empresa.

“Una vez implementada la agenda, siempre se presentan sucesos no estimados; pero no por ello se cancela lo previso, sino que se reprograma teniendo en cuenta los puntos antes descriptos.” afirma Capria.

No debemos tocar el plan sin un adecuado proceso de gestión del cambio, el mismo no debe porqué ser complejo, simplemente teniendo un responsable de la aprobación y/o rechazo del mismo y luego de los sucesos no estimados analizar cómo afectan al plan es suficiente. A este proceso obviamente lo complementamos claramente con una gestión del riesgo, como marcamos anteriormente.

Cómo verán la nota nos pareció de gran interés y a su vez trata alguno de los temas que abarcamos en nuestra temática de cursos sobre Administración de Proyectos de Software, donde explicamos detalladamente herramientas, componentes y procesos que se aplican para actuar planificadamente ante cualquier proyecto que encaremos.

Una visión reducida de estos tópicos se ven en nuestra charla “Administración de tiempos personales para dirigir proyectos exitosos”, la visión de esta clase es más amplia donde apuntamos a emprendedores, profesionales, directivos Pymes y estudiantes que quieran conocer estos temas en detalle y tener herramientas que permitan atacar, en una primer instancia, el día a día de trabajo.