¿Qué es y por qué conviene una disciplina de Administración de Proyectos?

Posted on 30 enero, 2012
in Emprendedores, Metodologías de Gestión de Proyectos, PMI
by sergiobotzman

La disciplina de Administración de Proyectos para Pymes

Durante los últimos años la administración de proyectos (Project Management) ha tomado un auge significativo. La administración de proyectos ha sido necesaria inicialmente en el área de la construcción debido a la complejidad y magnitud de sus proyectos, siendo los miembros de la industria de la construcción, quienes comenzaron a impulsar fuertemente la profesionalización de esta disciplina.

Administración de Proyectos

Hoy en día las empresas están evolucionando desde una producción masiva a una producción reducida y en función de satisfacer las necesidades específicas de cada cliente, la nueva era de las redes sociales están revolucionando la manera de hacer y conducir negocios, y los clientes, proveedores, alianzas y canales de venta se comienzan a considerar parte integral de una empresa, debido a esto, todas las empresas se están renovando y las pymes no son la excepción.

Las empresas que buscan mantenerse rentables, necesitan llevar a cabo esta renovación, las formas para llevarlo a cabo es a mediante proyectos de transformación, de re-ingeniera de procesos, de certificación de calidad, de adquisición e implantación de nuevas tecnologías, etc.

En este momento, es cuando la administracion de proyectos puede ayudarnos haciendo que nuestros proyectos sean exitosos por medio de la administración de:

Recursos Humanos: esto involucra a todas las personas que se verán involucradas o afectadas por el desarrollo del proyecto.

Comunicaciones: entre todos los involucrados o afectados por el proyecto.

Alcance del Proyecto y del producto o servicio que se va a entregar.

Duración del Proyecto.

Costos en los que incurrirá el proyecto.

Calidad: que involucra todos los aspectos del proyecto, producto o servicio que se va a entregar.

Contratos: que incluye las compras y personas que trabajar para el proyecto.

Riesgos: que amenazan el éxito del proyecto.

El proyecto es considerado como un todo, verificando las interrelaciones entre los puntos indicados anteriormente y los impactos que ocurren durante la vida del mismo.

Mejoras obtenidas mediante la administración de proyectos

El proyecto se planifica, se analizan los posibles riesgos para que durante su ejecución no se encuentren sorpresas.

El producto o servicio que se entrega al final del proyecto es lo que el cliente ha solicitado, ya que esto también se valida detalladamente con el cliente al iniciar el proyecto y cualquier cambio que pueda impactar al producto final, es autorizado por el cliente.

El tiempo real de ejecución del proyecto es muy cercano al tiempo planeado debido a que se estima el tiempo que llevara el producto o servicio a entregar mediante herramientas que permiten darnos una idea aproximada de su duración y la misma se va refinando durante el tiempo de ejecución del producto o servicio.

El costo real del proyecto, sera el mismo o muy similar al planeado al iniciarlo debido al proceso de planificación y análisis de costos inicial.

Los posibles cambios durante la ejecución del proyecto, no afectan al mismo, ya que son debidamente analizados y, en su caso, aprobados o rechazados por la persona indicada, el proyecto se actualiza y los involucrados son informados de los impacto que este cambio puede o va a ocasionar.

Las relaciones entre todos los involucrados o afectados por el proyecto se mantienen saludables desde el inicio hasta la terminación del mismo, debido al cuidado y atención que se presta a la comunicación y administración de los recursos humanos.

La disciplina de administración de proyectos tiene otra ventaja: se puede adecuar a la medida del cliente y del proyecto.

Cuando el proyecto es pequeño y no involucra demasiada gente ni mucho tiempo para su terminación, la sesión de planeación del proyecto, incluyendo el análisis de riesgos y costos, se realiza en poco tiempo y el seguimiento durante la fase de ejecución se limita a supervisión y reportes básicos de avance.

Los procedimientos para autorización de cambios son muy sencillos, así como los procesos de comunicación. Si el proyecto es mayor, el tiempo de planeación también se incrementa.

Sin embargo debemos tener presente que la inversión en tiempo para planear profesionalmente un proyecto reduce de manera muy significativa su tiempo de ejecución y aumenta considerablemente sus oportunidades de éxito.